Mục đích của Kaizen là gì?

Cỡ chữ
Bản in
Trong thời đại kinh tế phát triển nhanh chóng như hiện nay, mọi sự thay đổi diễn ra một cách chóng mặt thì không chỉ ngành sàn xuất mà con người cũng phải thay đổi để thích nghi với xu hướng chung. Sự thay đổi dù rất nhỏ của mỗi thành viên cũng sẽ góp phần thúc đẩy sự thay đổi của một tổ chức. Vì vậy, nói Kaizen là nhiệm vụ của tổ chức, doanh nghiệp nhưng chúng chính là nhiệm vụ của mỗi thành viên trong đó.

 

Trong hoạt động Kaizen, việc tìm ra vấn đề là rất quan trọng. Đối với những vấn đề tìm ra chúng ta có thể đưa ra những đối sách tương ứng để giải quyết. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng dễ dàng để chúng ta nhìn thấy vấn đề. Có những vấn đề ẩn khuất phía sau hiện trạng và có thể nảy sinh bất cứ lúc nào. Nếu không thể tìm được những vấn đề này trước khi chúng xảy ra thì bạn hay doanh nghiệp của bạn sẽ phải chịu tổn thất.

Chúng ta sẽ cùng phân tích điều này ra một ví dụ đơn giản như hình 1. Đây là góc làm việc của một thành viên trong nhóm Vietfuji Nếu nhìn lướt qua bức ảnh này bạn sẽ cảm nhận thấy điều gì? Người đã sắp xếp góc làm việc này đã trả lời rằng, bạn ấy không thấy có vấn đề gì ở đây cả vì nghĩ mình đã sắp xếp khá gọn gàng. Nhưng hãy thử suy nghĩ những vấn đề gì sẽ tồn đọng trong góc làm việc này?

– Giả sử khi bạn muốn một con ốc và chiếc tuốc nơ vít thì bạn có thể tìm thấy bởi bạn ấy biết nó nằm đâu đó trong những chiếc hộp kia. Nhưng nếu là tôi, tôi sẽ phải tục tung nó lên để tìm kiếm và cũng không chắc là sẽ tìm được vì tôi không biết rằng những thứ tôi tìm sẽ có ở trong góc này không. Việc tôi phải hỏi anh bạn mình là điều tất yếu. Nếu chúng tôi là một nhóm làm việc thì vô tình đây là sự lãng phí thời gian.

– Nhìn thử vào trong hộp bạn sẽ thấy nó chứa cả những thứ không cần thiết như giấy lộn, túi nilong…mặc dù chức năng của chiếc hộp này là chứa vật liệu.

– Hay những hộp giấy kia chứa cái gì? Những tập tài liệu kia có nội dung ra sao? Tất nhiên là rất khó đoán nếu tôi không lật tung tất cả lên.

 




Qua một vài câu hỏi trên chúng ta có thể thấy một góc làm việc nhỏ như thế còn chứa rất nhiều vấn đề cản trở tới công việc chứ huống chi là một công xưởng rộng lớn. Vì vậy, luôn tìm kiếm vấn đề để giải quyết là phương hướng trong mọi hoạt động Kaizen.

Về cơ bản, Kaizen là hoạt động nhằm giúp chúng ta xóa bỏ khoảng cách giữa hiện trạng và trạng thái lí tưởng mà mỗi người hướng tới. Để định nghĩa các trạng thái này thì việc áp dụng các phương pháp như 5S, Mieruka (Quản lý bằng mắt), tiêu chuẩn hóa… là rất quan trọng. Những phương pháp này sẽ giúp chúng ta nhìn ra sự khác biệt giữa hiện trạng và trạng thái lý tưởng. Đây chính là vấn đề. Việc giải quyết được vấn đề này cũng đồng nghĩa với việc đưa tổ chức tiến gần hơn với trạng thái lý tưởng hay mục đích hướng tới.
Quay lại bài viết trước, chúng ta đã cùng nói về tính cần thiết của việc Kaizen trong ngành sản xuất cũng như trong cuộc sống thường nhật của mỗi con người. Chung quy lại, để đơn giản và dễ nhớ tôi sẽ định nghĩa mục đích của hoạt động Kaizen qua 4 từ khóa sau:

Chính xác: Đây là một yếu tố rất quan trọng trong bất kì lĩnh vực nào. Đối với những doanh nghiệp xem chất lượng là “mạng sống” của chính mình thì chúng ta có thể hiểu được tầm quan trọng của yếu tố này. Một sản phẩm mang tính chính xác cao sẽ mang lại niềm tin từ bạn hàng, từ khách hàng hay chính những người sản xuất ra sản phẩm đó. Đối với nhân viên hoặc học sinh sinh viên thì cái mà chúng ta nhận được là những lời khen ngợi, lòng tin tưởng từ cấp trên hoặc thầy cô.

Nhanh chóng: Thời gian không chờ đợi ai cả. Cùng với sự biến đổi chóng mặt về cả khoa học kĩ thuật và kinh tế thì bắt kịp dòng chảy này sẽ giúp bạn tồn tại. Khách hàng không thể đợi chúng ta ngày này qua ngày khác để nhận sản phẩm. Giáo viên cũng không thể đợi học sinh để xem và đánh giá những bài báo cáo. Vì thế thời gian là một trong những yếu tố không được lãng phí.
An toàn: Không phải ngẫu nhiên mà ỏ hầu hết các công xưởng chúng ta đều nhìn thấy những tấm biểu ngữ hay băng rôn về an toàn lao động như “sản xuất an toàn”, “An toàn là số 1”…Khi máy móc gặp hỏng hóc, tức là việc sản xuất phải dừng lại. Hậu quả thì ai cũng rõ, chi phí tu sửa là một chuyện nhưng những vấn đề lớn hơn như chậm giao hàng hay sản phẩm không đạt chất lượng… sẽ xảy ra. Điều này sẽ ảnh hưởng rất lớn tới mỗi doanh nghiệp. Còn đối với người lao động? Tất nhiên, người lao động là người đầu tiên chịu hậu quả về những thương tật mang trên người, không thể tiếp tục là việc trong thời gian điều trị cũng ảnh hưởng không nhỏ đến cuộc sống của họ. Không những thế việc này còn ảnh hưởng rất lớn tới uy tín công ty nơi họ đang làm việc. Những nguy cơ đã nêu ở trên hoàn toàn có thể xảy ra. Vì thế, an toàn là yếu tố cần được chú trọng hàng đầu không chỉ trong xưởng sản xuất mà tại cả trường học hay công sở.

Vui vẻ: Một yếu tố nghe có vẻ kì koặc nhưng lại rất quan trọng. Đây chính là tâm lý của những người sản xuất. Một công việc buồn chán sẽ khó có thể trở thành nơi sản sinh những ý tưởng mới. Một môi trường làm việc không tốt sẽ không thể kích thích người nhân viên hết mình cho công việc. Vì vậy, làm sao để công việc được tiến hành một cách vui vẻ, thuận lợi, nhẹ nhàng sẽ làm nâng cao năng xuất cũng như giá trị của công việc đó. Một khi nơi làm việc được coi như nhà mình thì không có lý do gì mà người nhân viên lại không cống hiến hết mình. Đây chính là khởi nguồn của những ý tưởng sẽ chắp cánh cho sự phát triển của doanh nghiệp. Một góc học tập gọn gàng sẽ kích thích tinh thần học tập. Một không gian hợp lý sẽ khiến bạn đắm mình vào những cuốn sách. Một tinh thần vui vẻ sảng khoái sẽ khiến chúng ta tiếp thu nhanh hơn, làm việc hiệu quả hơn.

Tóm lại, trong sản xuất, Kaizen giúp sản xuất sản phẩm một cách chính xác hơn, nhanh hơn, an toàn hơn, và vui vẻ hơn. Hay chính là công cụ giúp nâng cao tầm vóc và sức mạnh của doanh nghiệp.

Vậy còn chờ gì nữa, hãy bắt tay vào Kaizen mọi thứ xung quanh mình. Tập Kaizen cũng là cách để bạn rèn luyện năng lực để ý và quan sát, năng lực suy nghĩ và đánh giá, năng lực hành động. Dưới đây tôi sẽ đưa ra một dàn ý cơ bản cho những ví dụ Kaizen (trang bên). Nếu điền đầy được hết dàn ý này, tức là bạn đã Kaizen được một vấn đề.

Hãy biến môi trường học tập, làm việc, môi trường sống của chúng ta tốt hơn với những ví dụ Kaizen. Đây cũng là kĩ năng quan trọng để một nhân viên có thể đóng góp nhiều hơn cho công ty, để các bạn sinh viên có thể rèn luyện nâng cao năng lực của chính mình. Nào hãy bắt đầu từ những điều nhỏ nhất.
Mẫu phiếu Kaizen

 

Bùi Linh
Nguồn: tech.vietfuji
Quay lại
Cập nhật: 10/05/2016
Lượt xem:1014

Tin liên quan