8 câu nói khiến bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp

Cỡ chữ
Bản in
Khi tôi có được công việc đầu tiên sau khi ra trường, tôi là người non trẻ nhất trong công ty. Không hẳn vậy.
 
Không phải cứ người nhiều tuổi hơn thì có nhiều kinh nghiệm hơn. Cách bạn thể hiện ra như thế nào cũng sẽ làm tăng thêm hoặc giảm sút nhận định về kinh nghiệm của bạn trong mắt người khác.
Bạn đừng tỏ ra quá kiêu căng, nhưng cũng đừng e ngại thể hiện bản thân một cách tự tin. Điều này đúng cho cả khi bạn còn đang là “lính mới” hay khi bạn đã gia nhập vào đội ngũ quản lý của công ty.
Làm sao để biết được giới hạn của việc kiêu căng hay quá rụt rè. Dưới đây là các cụm từ hoặc các từ nên tránh sử dụng, vì nó khiến cho bạn trở thành người thiếu kinh nghiệm hơn thực tế.
Những câu, từ ngữ dưới đây có trường hợp được áp dụng cho cả văn phong tiếng Việt và tiếng Anh, nhưng có những trường hợp là lời khuyên cách dùng từ tiếng Anh sao cho chuyên nghiệp hơn.
1. “Tôi không biết”
Chắc chắn là bạn không thể trả lời mọi câu hỏi. Chẳng ai trong công ty có thể là người “biết tuốt”. Nhưng nếu bạn chỉ đáp lại bằng một câu “tôi không biết” cộc lốc, thì trông bạn như thể là người không thạo việc lắm.
Nhà văn Sara McCord đưa ra một vài gợi ý thay thế cho câu nói này, chẳng hạn bạn chỉ cần đưa ra một phần câu trả lời mà bạn biết (ví dụ: “Theo như tôi biết thì bài báo đã được mang đi in vào ngày thứ sáu”; hoặc: “đó cũng là câu hỏi mà tôi đang tìm câu trả lời đây”; hoặc nếu bạn biết người nào có câu trả lời chính xác “Anh thử hỏi Devante để xác nhận thông tin nhé”
2. “Tôi phải hỏi ý kiến sếp đã”
Cho dù bạn ở chức vụ nào – chắc chắn sẽ có những điều chỉ có sếp bạn quyết định được (Ngay cả CEO cũng phải hỏi ý kiến hội đồng quản trị về các quyết định tài chính). Nhưng đó không phải là cái cớ để bạn kết thúc câu chuyện bằng cách trả lời rằng bạn không phải là người có thể đưa ra quyết định chính thức.
Thay vì vậy, hãy tỏ ra năng động hơn bằng câu hồi đáp như “Ý tưởng đó thật hay – tôi sẽ chia sẻ điều đó với phòng ban của tôi trước khi chúng ta xem nên làm gì tiếp theo là tốt nhất nhé!”. Như vậy bạn trông ra dáng một đồng nghiệp chu đáo hơn là một nhân viên quèn.
3. “Làm như thế này đã được chưa?("Is that OK")
Ngay cả khi bạn đang phải thực hiện nhiệm vụ sếp giao? Đừng hỏi như vậy, câu đó khiến người khác nghĩ bản thân bạn cũng còn không biết làm thế nào cho đúng, hãy thay bằng câu nói “Hãy cho tôi biết trước thứ sáu tuần này rằng tôi có nên tiếp tục theo hướng này không”
4. Tôi là nhân viên …
Bạn không cần giới thiệu chức danh của mình, nếu như chức danh đó không quá ấn tượng (mới chỉ đang ở cấp nhân viên), đặc biệt trong trường hợp bạn đang tiếp cận với những khách hàng tiềm năng, hoặc nói chuyện với những đối tác có chức vụ cao hơn.
Trong trường hợp này, bạn nên đổi phần chữ ký trong email thay vì “Tôi là trợ lý Marketing tại công ty X” thành “Tôi làm ở bộ phận Marketing tại công ty X”. Viết như vậy vẫn rất chân thật mà nghe có tính chuyên nghiệp hơn.
 
5. “Rất”; "điên cuồng" “cực kỳ”('Very,' 'insanely,' 'extremely')
Khi trao đổi thư từ trong công việc, bạn nên tránh dùng các trạng từ như vậy, không phải chỉ để làm bức thư được ngắn gọn hơn, mà còn để lời văn không mang nặng cảm xúc của người viết. Văn phong văn phòng nên đi thẳng vào vấn đề, có số liệu thực tế rõ ràng thì tốt hơn
Ví dụ: thay vì viết: “tôi vô cùng háo hức để bắt tay vào làm nhiệm vụ này, nhưng tuần này tôi bận điên cuồng, chúng ta nên để sang tuần sau nhé, khi tôi đã bớt bận hơn”, hãy viết “Tôi háo hức để bắt đầu nhiệm vụ này, nhưng tuần này tôi có vài việc gấp, chúng ta có thể để sang tuần tới được không?”
6. “Xin chào, tôi là Julie”
Câu nói này hợp lý trong bối cảnh xã hội thông thường, nhưng trong môi trường chuyên nghiệp, câu chào này nghe có vẻ như bạn chỉ vô tình bước vào phòng làm việc chứ không phải được mời đến. 
Hãy giới thiệu mình một cách đầy đủ hơn bao gồm thông tin về họ tên, và tại sao bạn có mặt tại đây “Tôi là Julie Walker, từ đội ngũ tiếp thị”
7. “Tôi luôn sẵn sàng bất cứ khi nào tiện cho bạn” ('I'm available at whatever time is convenient for you)
Đây là câu phổ biến trong thư xin việc mà bạn có thể sao chép các thư mẫu trên mạng, khi đề cập đến việc mong muốn nhà tuyển dụng gọi mình đi phỏng vấn. Nhưng câu này theo các chuyên gia thì nghe không thực tế cho lắm. Vì nếu nhà tuyển dụng hay người mà bạn muốn gặp hẹn bạn lúc 5:30 sáng thì bạn có đồng ý không? Trong trường hợp bạn trả lời rằng bạn đồng ý thì có vẻ như bạn là kẻ “ăn không ngồi rỗi” và đang “chẳng có ai thèm gọi phỏng vấn”.
Hãy thẳng thắn viết “Nếu anh có thể sắp xếp gặp tôi vào thứ ba hoặc thứ năm thì tốt, mặc dù tôi rất muốn linh hoạt hơn theo kế hoạch của anh”( "Tuesday and Thursday afternoons work well, though I'm happy to be flexible,"). Câu này cũng rất dễ tiếp nhận, và cũng cho đối tác thấy bạn cũng có kế hoạch hoạt động của riêng mình.
8.Tôi hy vọng nhận được hồi âm sớm từ anh ('I hope to hear from you soon')
Kết thúc email bằng các từ như “hy vọng”, “cầu nguyện” ("hoping" and "praying") nhận được hồi âm từ phía người nhận khiến cho bạn trở thành người sẽ nghe theo mọi nguyện vọng của đối tác. Thay vì vậy hãy viết “Tôi mong có thể thảo luận thêm” ("I look forward to discussing") hay “Tôi chờ hồi âm từ anh”( "I look forward to hearing from you.")

Theo Business Insider

Quay lại
Cập nhật: 19/03/2016
Lượt xem:555

Tin liên quan